Voordat je met een nieuwe partner tekent, op rekening levert of betaaltermijnen geeft, is een kwartier besteed aan wat de openbare registers over hem zeggen goed bestede tijd. In Nederland is daar veel van openbaar, en een deel gratis.

1. Zoek het bedrijf in het Handelsregister

Begin bij het KVK-nummer — het achtcijferige nummer dat een bedrijf krijgt bij inschrijving in het Handelsregister, het register van de Kamer van Koophandel. Het is de belangrijkste identificatie, het verandert niet, en het wordt na uitschrijving niet opnieuw uitgegeven. Heb je alleen een naam, zoek daar dan op en controleer of je het juiste bedrijf te pakken hebt: gelijkende namen komen veel voor, en een bedrijf kan onder meerdere handelsnamen opereren die afwijken van de statutaire naam.

Let op drie dingen: of het bedrijf actief is of ontbonden, wanneer het is ingeschreven, en wat de rechtsvorm is. Een bedrijf dat gisteren is opgericht is op zichzelf geen slecht teken, maar het betekent wel dat je geen historie hebt om op te oordelen. Kijk ook of je naar de rechtspersoon kijkt of naar één vestiging — een vestiging heeft een eigen nummer en een eigen adres, en de entiteit erachter is degene met wie je een overeenkomst sluit.

2. Kijk wie het bedrijf kan binden

De vraag die ertoe doet is smaller dan “wie is de eigenaar”: het gaat erom of de persoon met wie je onderhandelt überhaupt namens het bedrijf mag tekenen. Een KVK-uittreksel noemt de bestuurders en vermeldt hun vertegenwoordigingsbevoegdheid — of ieder alleen mag handelen of alleen samen met een ander. Een contract getekend door iemand die slechts gezamenlijk bevoegd is, is een probleem dat je vóór het tekenen wilt vinden, niet erna.

Uiteindelijk belang is een apart register en een aparte vraag. Het UBO-register is sinds 2022 niet meer openbaar toegankelijk, dus anders dan de bestuurders kun je dat niet zomaar opzoeken.

3. Controleer het insolventieregister

Deze stap is in veel landen lastig en in Nederland gratis en direct. Het Centraal Insolventieregister laat zien of er een procedure is geopend — een faillissement, een surseance van betaling, of een schuldsanering. Een geopende zaak verandert alles: betalingen kunnen later door de curator worden aangevochten, en je vordering sluit aan in de rij.

4. Controleer het btw-nummer

Brengt een partner btw in rekening, dan moet hij daarvoor geregistreerd zijn. Controleer het btw-identificatienummer — NL, negen cijfers, de letter B en nog twee cijfers — in het VIES-systeem van de Europese Commissie. VIES antwoordt voor elke EU-lidstaat, dus een buitenlandse leverancier controleer je op precies dezelfde manier.

5. Lees de jaarrekening

De jaarrekening wordt gedeponeerd bij het Handelsregister en is openbaar. Kijk naar het resultaat, naar wat het bedrijf bezit, en vooral naar het eigen vermogen: is dat negatief, dan zijn de schulden groter dan de bezittingen.

Verwacht er minder van dan je zou hopen. De Nederlandse deponeringsplicht schaalt mee met de grootte, en de overgrote meerderheid van de bedrijven deponeert onder het micro- of kleineregime — wat neerkomt op een balans en vrijwel niets anders. Omzet en winst zijn voor de meeste bedrijven simpelweg niet beschikbaar, dus een pagina met een balans en geen omzet is het normale geval, niet een gat in de gegevens.

Het ontbreken van een jaarrekening is zelf een signaal. Deponeren is een wettelijke plicht met een termijn, dus een handelend bedrijf dat al jaren niets deponeert is een vraag waard — al kan een pas opgericht bedrijf eenvoudigweg nog niet aan de beurt zijn.

Wat het samen zegt

Geen van deze stappen is op zichzelf een beslissing. Samen geven ze een beeld dat helder genoeg is om te bepalen of je vooruitbetaling vraagt, de termijn verkort, of gewoon doorgaat. En ze zijn allemaal openbaar — je hebt niemands toestemming nodig om te kijken.