Een Nederlands bedrijf heeft twee nummers die makkelijk door elkaar lopen, en ze beantwoorden verschillende vragen. Het ene zegt dat het bedrijf bestaat. Het andere zegt dat het btw afdraagt. Een leverancier kan het eerste hebben zonder het tweede, en dat verschil doet er op een factuur soms toe.
Het KVK-nummer: het bedrijf bestaat
Het KVK-nummer is achtcijferig en wordt toegekend door de Kamer van Koophandel bij inschrijving in het Handelsregister. Elke ingeschreven onderneming heeft er een, van een eenmanszaak tot een beursgenoteerde naamloze vennootschap.
Het is permanent. Het verandert niet als het bedrijf verhuist, van naam wisselt of van rechtsvorm verandert, en het wordt na uitschrijving niet aan een ander bedrijf toegekend. Daarom is het het juiste veld om je eigen administratie op te sleutelen — een naam is niet stabiel, en een bedrijf kan er meerdere voeren.
Een verwant nummer dat je ook tegenkomt: het vestigingsnummer, twaalf cijfers, dat één vestiging identificeert in plaats van de rechtspersoon. Controleer je met wie je contracteert, dan wil je het KVK-nummer.
Het btw-nummer: het bedrijf draagt btw af
Het btw-identificatienummer heeft de vorm NL, negen cijfers, de letter B en nog twee cijfers. Het wordt toegekend door de Belastingdienst, niet door de KVK, en alleen aan ondernemingen die voor de btw geregistreerd zijn.
Niet elke ingeschreven onderneming heeft er een, en dat is op zichzelf niet verdacht: wie onder de registratiedrempel blijft of vrijgestelde prestaties verricht, kan een KVK-nummer hebben en geen btw-nummer. Wat wél een probleem is, is een factuur die je btw in rekening brengt van een partij die er geen heeft.
Hoe ze zich verhouden
Ze worden door verschillende instanties voor verschillende doelen uitgegeven, en je kunt het ene niet uit het andere afleiden. Behandel ze als twee losse feiten over hetzelfde bedrijf, en leg ze allebei vast.
Ze controleren
Het KVK-nummer controleer je tegen het Handelsregister: het hoort te leiden naar het bedrijf waarmee je denkt te maken te hebben, op het adres van de papieren, en actief te zijn in plaats van ontbonden.
Het btw-nummer controleer je in VIES, het VAT Information Exchange System van de Europese Commissie. VIES beantwoordt één smalle vraag — is dit nummer geldig en op dit moment geregistreerd — en dat is precies de vraag die je beantwoord wilt hebben voordat je op grond daarvan voorbelasting aftrekt.
Beide controles kosten seconden en vereisen geen account. Ze doen wanneer je een leverancier aanneemt, in plaats van wanneer een betaling misgaat, is de hele kunst.